Sao y bản chính hay còn gọi là sao y công chứng, là việc đóng dấu chứng thực (của cơ quan có thẩm quyền) bản sao là đúng so với bản chính của giấy tờ. Đây là công việc thường xuyên khi một cá nhân hay một tổ chức muốn cung cấp cho cơ quan chức năng các bản sao của giấy tờ để giải quyết các thủ tục hành chính theo quy định Pháp luật.
Hiệu lực pháp lý của bản sao
Pháp luật Việt Nam không quy định về thời hạn hiệu lực của một bản sao y công chứng. Nói cách khác là bản sao khi được chứng thực bởi cơ quan có thẩm quyền sẽ có giá trị sử dụng vĩnh viễn. Mặc dù vậy khi áp dụng vào thực tiễn đã có nhiều vấn đề bất cập nảy sinh đó là do bản sao được hình thành từ bản chính, nên khi nội dung bản chính thay đổi không còn phù hợp thực tiễn hoặc không còn giá trị pháp lý thì bản sao đáng lý ra là không được sử dụng nhưng thực tế có nhiều nơi vẫn đang sử dụng bản sao từ bản chính đã bị thay đổi.
Do đó nhiều cơ quan đã đặt ra quy định hạn sử dụng của tài liệu sao y bản chính chỉ trong vòng 6 tháng tính từ lúc chứng thực với mục đích hạn chế giấy tờ giả, giảm thiểu rủi ro khi bản gốc có tính ngắn hạn. Mặc dù vậy nó vẫn không đúng với quy định pháp luật.
Bản sao không hợp lệ sẽ không có tính pháp lý khi nộp tại cơ quan nhà nước. Tuy nhiên, trong một số hãn hữu trường hợp, bản phô tô hoặc bản chụp từ bản chính ra được sử dụng khi đã đối chiếu với bản chính mà không cần sao y chứng thực.
Doanh nghiệp có thể tự Sao y bản chính được không?
Từ căn cứ theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP thì chỉ những cơ quan nhà nước có thẩm quyền và các công chứng viên tại văn phòng công chứng tư nhân thực hiện chứng thực bản sao từ bản chính là có giá trị pháp lý. Vì vậy công ty hay doanh nghiệp đều không có chức năng sao y bản chính. Việc công ty tự sao y bản chính thì bản sao đó về mặt pháp lý là không hợp lệ. Đây là điều nhất quán trong hoạt động sao y chứng thực tài liệu.
Việc sao y bản chính cũng không phải là cấp bản sao từ sổ gốc, hai khái niệm này cần phải phân biệt cụ thể. Việc cấp bản sao từ sổ gốc theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP chỉ được thực hiện bởi cơ quan có thẩm quyền đang quản lý sổ gốc và có trách nhiệm cấp bản sao từ sổ gốc. Sổ gốc là do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền cấp.
Như thế, công ty có thể tự sao y bản chính các tài liệu, hồ sơ gốc do mình ban hành nhưng không được phép sao y đối với các tài liệu của bên khác. Mặc dù pháp luật không quy định không cho phép công ty, doanh nghiệp thực hiện sao y bản chính khi cung cấp tài liệu cho đối tác (trường hợp đối tác chấp thuận) hoặc ban hành nội bộ, nhưng những tài liệu sao y dạng này sẽ không phải là giá trị pháp lý như dạng sao y công chứng của cơ quan có thẩm quyền.
Thẩm quyền chứng thực Sao y công chứng
Thông tư số 01/2020/TT-BTP của Bộ Tư pháp ngày 03 tháng 03 năm 2020 quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch chỉ rõ:
1. UBND cấp xã, phường có thẩm quyền chứng thực các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam cấp, hoặc các tài liệu tiếng Việt nhưng có một số ít từ bằng tiếng nước ngoài, hoặc tài liệu dạng song ngữ tiếng Việt và một ngôn ngữ nước ngoài.
2. Phòng Tư pháp cấp huyện, quận có quyền chứng thực giấy tờ, văn bản song ngữ trong đó mọi nội dung được ghi bằng tiếng Việt và một ngôn ngữ nước ngoài; hoặc giấy tờ, văn bản chỉ bằng tiếng nước ngoài có đan xen một số từ tiếng Việt.
3. Đối với giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước ngoài, trong trường hợp người chứng thực tiếp nhận hồ sơ mà chưa hiểu nội dung thì có quyền yêu cầu người nộp kèm theo bản dịch tiếng Việt và bản dịch này không cần công chứng nhưng yêu cầu người nộp phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của bản dịch.
Trình tự thực hiện Sao y bản chính, sao y công chứng
Giấy tờ, hồ sơ gốc là cơ sở để thực hiện sao y công chứng phải do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp hoặc do cá nhân, tổ chức tự lập nhưng có xác nhận của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền. Bản chính sẽ không đủ điều kiện sao y nếu rơi vào một trong các trường hợp sau:
– Bị tẩy xóa, sửa, thêm bớt nội dung
– Hư hỏng, cũ nát không xác định được nội dung
– Do cơ quan nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận nhưng chưa được hợp pháp hóa lãnh sự
– Giấy tờ cá nhân tự lập và ký nhưng không được cơ quan có thẩm quyền xác nhận
– Có nội dung đi ngược lợi ích xã hội, quốc gia, dân tộc, trái đạo đức, pháp luật, xuyên tạc sự thật, kích động, xúc phạm danh dự, nhân phẩm người khác, vi phạm quyền công dân.
Khi bản chính là hợp lệ và không vi phạm các điều trên, sẽ là cơ sở để thực hiện sao y bản chính. Thủ tục như sau:
Bước 1: Người nộp xin chứng thực cần xuất trình bản chính giấy tờ, tài liệu, hồ sơ làm cơ sở để chứng thực.
Trường hợp bản chính là giấy tờ nước ngoài thì phải được Hợp pháp hóa lãnh sự trước khi tiến hành chứng thực để sử dụng tại Việt Nam trừ trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế trong đó Việt Nam là thành viên hoặc theo nguyên tắc có đi, có lại.
Bước 2: Sau khi tiếp nhận hồ sơ cần chứng thực, người thực hiện chứng thực kiểm tra bản chính, đối chiếu với bản sao.
Bước 3: Người có thẩm quyền chứng thực sẽ tiến hành ghi đầy đủ lời chứng bản sao chứng thực từ bản chính theo biểu mẫu quy định.
Bước 4: Người chứng thực ghi rõ họ tên, chữ ký, đóng dấu cơ quan có thẩm quyền và ghi vào sổ chứng thực.
Bản sao có từ 2 trang trở lên thì ghi lời chứng vào trang cuối, có từ 2 tờ trở lên thì phải đóng giáp lai.
Chỉ ghi một số chứng thực cho trường hợp bản sao chứng thực từ một bản chính hoặc nhiều bản sao được chứng thực từ một bản chính trong cùng một thời điểm.
Bước 5: Gởi trả kết quả cho người yêu cầu chứng thực.
Lưu ý là việc trả kết quả có thể trong ngày làm việc, hoặc ngày hôm sau nếu việc tiếp nhận hồ sơ sau 15 giờ. Tuy nhiên, các trường hợp sau có thể lùi thời gian:
– Nếu tiếp nhận nhiều hồ sơ
– Hồ sơ lại có nhiều trang
– Yêu cầu sao y công chứng nhiều
– Nội dung văn bản phức tạp, khó kiểm tra, đối chiếu
Thì thời gian có thể kéo dài trong phạm vi 2 ngày làm việc hoặc theo thỏa thuận (bằng văn bản) với người nộp xin chứng thực.
Khách hàng cần sao y bản chính ( sao y công chứng ) (dấu tại Tư pháp nhà nước hoặc dấu tại Văn phòng công chứng) chuẩn mực pháp lý vui lòng liên hệ với chúng tôi để được tư vấn thủ tục nhanh chóng và nhiều ưu đãi về giá.
Địa Chỉ: VPĐD: 30D Kim Mã Thượng, Phường Cống Vị, Quận Ba Đình, Hà Nội
VPĐD: Tầng 3, 97 Trần Quang Diệu, Quận 3, Thành phố HCM.
Hotline 24/7: 0968.256.450
Điện thoại: 0246.658.7358
Email: Tuvandichtailieu@gmail.com
